في حال التقدم بمعاملة ( طلب منح جواز سفر أو استلام جواز سفر أو معاملة أحوال مدنية أو أمر يتعلق بشؤون التجنيد) بموجب توكيل رسمي ( لشخص سوري) يشترط أن أن تكون الوكالة منظمة لدى كاتب بالعدل ومصدقة أصولاً من وزارة خارجية البلد الذي نظمت فيه الوكالة وموضحاً فيها أسماء الأشخاص المراد تقديم معاملة باسمهم.